Inledning #
Den här guiden förklarar hur medlemsimporteringen går till och vilka val som du kan göra under importeringen. I den bifogade excelfilen i nedan kan du se hur en importlista kan se ut. Vilka av kolumnerna som behövs i slutändan styrs av föreningens behov och funktionaliteter. Överflödiga kolumner såsom ex. familjeID eller Vårdnadshavare ID kan tas bort i de fall de inte används. Vänligen notera att vi begränsar importen till 20 000 rader, har ni fler än detta ber vi er dela upp importfilen i flera filer som sedan importeras en efter en.
Exempel importlista #
Denna fil kan agera som exempel hur en väl fungerande import skall se ut. Det finns flertalet olika kolumner tillagda i denna som inte behöver representera er organisations uppsättning. Detta betyder att ni kan ta bort dessa kolumner.
Minst en av de grönmarkerade kolumnerna måste finnas med i filen.
Memlist – Import medlemmar NY version
Har medlemmarna inga befintliga medlemsnummer kan dessa sättas automatiskt av systemet genom att Medlemsnummer kolumnen tas bort från excellistan. Om Medlemslöpnummer är satt under Inställningar så kommer systemet att generera medlemsnummer utifrån denna nummerserie.
Innan du påbörjar importen, säkerställ att importfilen uppfyller de krav som ställs i manualen Kriterier för import av medlemmar med excellista.
Påbörja importen #
- Klicka på menyn IMPORTERA under sektionen
- Klicka på knappen (+) NY IMPORT
- En popup dyker nu upp där kritierierna för vad som ska finnas i filen och vilket format som krävs för att filen ska kunna bli godkänd
- Välj till vilket år som medlemmarna ska importeras till
- Klicka på knappen LADDA UPP FIL och välj filen som ska användas
- Välj vilken PERIOD (år) som medlemmarna ska importeras till
- Välj vilken PRIMÄR NYCKEL som ska användas (ex. medlemsnummer eller personnummer)
- TILL FÖRENING sätt som default till den förening som du befinner dig på när importen körs. Så länge det är definerat i importfilen till vilken förening medlemmen ska tillhöra så spelar detta valet ingen roll. Saknas föreningstillhörighet så kommer medlemmarna att importeras till den angivna föreningen i detta fält.
Mappa upp kolumnerna #
För att datan ska hamna rätt så krävs det att mappningen är korrekt uppsatt. Kolumnernas rubriker ska sättas mot de motsvarande alternativ som finns i systemet. Vid osäkerhet, kontakta Memlist support.
- Fält som är rödmarkerade indikerar att alternativet används redan på ett annat ställe i mappningen. Det är viktigt att se till att det bara finns 1 alternativ satt för varje rubrik med undantag av HOPPA ÖVER.
- Fält markerade med orange utropstecken är fält som man har valt att hoppa över i importen. Data i fält markerade med HOPPA ÖVER kommer inte att tas med vid slutförandet av importen.
- Det finns en knapp HOPPA ÖVER ALLT för att hoppa över all mappning. Dock inte rekommenderat då ingen data kommer att följa med vid den slutgiltiga importen.
- I de fall där mappning avser sekretess (medlemmen har skyddade uppgifter) så ska Sekretess använda och inte Security.
Validering #
- I detta steget så kommer systemet att kontrollera ifall datan är korrekt och om det ev. finns några fel eller brister i filen som gör att importen ej går att genomföra.
- En misslyckad validering resulterar i ett rött meddelande.
- Vad felet beror på och vilken rad i importfilen framgår i felmeddelandet
Återuppta eller ändra i mappning (innan validering) #
Ibland kan man behöva avbryta en pågående import av olika anledningar. Det går att lämna Import sidan och återuppta den vid ett senare skede genom att klicka på redigera importen och klicka på den senaste fliken som du kom till vid importen. Det går att hoppa mellan de olika flikarna.
Importera medlemmarna #
- Har valideringen gått bra så kan du fortsätta till detta steget. Tryck på Knappen Importera.
- Importeringen påbörjas nu och datan förs över in till Memlist.
