E-post mall

Inledning

I Memlist används mallar för att kommunicera ut information till medlemmar och användare.

Det kan ske antingen genom utskick såsom:

• Nyhetsbrev
• Kallelse till årsmöte

eller genom exempelvis en systemhändelse. Dessa systemhändelsemallar kallas ”Systemmallar”. Exempel på dessa kan vara:

• Glömt lösenord
• Medlemsförnyelse
• Ärendeuppdatering

Systemmallar

Koppla systemmall

För att systemet ska kunna veta vilket mail som ska skickas i vilket läge, till exempel när en administratör begär återställan av lösenord, behöver du koppla en mall till rätt händelse.

Dessa kopplingar ställs in under ”Mallar”, tabben ”Inställningar”. Här listas alla aktuella kopplingar i systemet. Klicka på en koppling för att ändra vilken mall som används.

Systemmallar visas inte förrän du bockat för checkboxen ”Visa systemmallar” högst upp på sidan.

Skapa en mall (E-post)

För att skapa en e-postmall, gör enligt följande:

1. Klicka på menyn Mallar.
2. Klicka på knappen + Ny mall.

   

3. Nu öppnas ett fönster där du kan välja vilken ”Förinställd” mall som ska kopieras.
4. Välj vilken mall du vill utgå ifrån genom att klicka på mallen.
5. Om du inte ser en förinställd/förslagsmall som du använt tidigare, eller om du vill skapa en ny förinställd mall, se avsnittet ”Förslagsmallar” nedan.
6. Nu kan du redigera din mall efter att mallredigeringen har laddats. Gör dina förändringar i mallen.
7. Gå till tabben ”Avsändare”. Se till att du skrivit in en giltig e-postadress för avsändare. Reply-to är frivilligt.
8. I fältet ”Från namn” anger du ett namn om du vill att det ska framgå vem mailet kommer ifrån (t.ex. Styrelsen, Medlemsservice eller Revisor).
9. I fältet ”Ämne” anges ett ämne/rubrik på mailet.

   

10. För att använda merge tags (värden som ersätts med motsvarande data), se avsnittet
    Merge tags.

    

11. När du känner dig nöjd klickar du på knappen Spara.

Använda merge tags

Merge tags används för att hämta information från Memlist och ersätta taggarna i mallen. Ett exempel kan vara medlemmens namn, föreningens organisationsnummer eller belopp som ska betalas på en faktura.

Detta förutsätter att informationen som ska hämtas finns angiven och är korrekt uppsatt. Om en merge tag för föreningens organisationsnummer används och detta inte finns angivet under föreningens allmänna information kommer merge tagen inte kunna ersättas och resulterar då i ett tomt fält.

Merge tags används främst vid e-postutskick.

För att ta fram menyn för merge tags behöver du en textruta:

1. Klicka i textrutan för att visa teckeneditorn och klicka sedan på dropdown-menyn Sammanfoga taggar.

   

2. Alternativt kan du skriva % för att få upp alternativen. Klicka sedan på det alternativ som du önskar använda.

   

3. Du får nu upp en liten streckad ruta som är själva merge tagen och som kommer kunna ersättas med motsvarande information.

   

Förslagsmallar

Dessa mallar är sådana du själv skapat eller som tillhandahållits av Memlist som en bra utgångspunkt. Om du har en specifik design som ni vill återanvända från en tidigare mall, gör så här:

• Visa ”Tabellvisning” (knappen ser ut som en lista).
• Nu visas alla mallar i en tabell och fler knappar blir tillgängliga.
• Klicka på knappen ”Kopiera mall”.
• En kopia av mallen skapas längst ned i tabellen.
• Redigera den nya kopian.
• Döp om mallen enligt god praxis.
• Bocka för checkboxen ”Förslagsmall” så visas mallen som ett förslag när du skapar en ny mall.
• Förslagsmallar döljs automatiskt i tabellen. För att visa dem, bocka för checkboxen ”Visa förslagsmallar” högst upp på sidan.

Redigera en mall

En mall kan enkelt redigeras:

Inne i Mallar kan du redigera en mall genom att klicka på pennan.

Kopiera en mall

En mall kan kopieras så här:

1. Inne i Mallar klickar du på ikonen med dubbla dokument.
2. En ny fil med samma namn + ”kopia” skapas.

   

Radera en mall

För att radera en mall gör du så här:

1. Klicka på papperskorgen bredvid den fil som ska tas bort.

   

2. En bekräftelseruta visas där du kan bekräfta eller avbryta.
3. Om du bekräftar tas filen bort och ett bekräftelsemeddelande visas.