Kriterier för import av medlemmar med excel lista

Kriterier för importfilen #

För att importeringen ska bli korrekt så har ett antal kriterier satts för att minska de fel som annars kan uppstå vid en importering av medlemmar i Memlist.

Excel filen måste vara i XLSX 2007 format.
Alla kolumnar MÅSTE vara formaterade som TEXT.
Datumen måste vara i fortmatet ÅÅÅÅ-MM-DD*.
Personnummer ska vara enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-1234.
Födelsedagar ska anges enligt ÅÅÅÅ-MM-DD.
Medlemstyp (om detta finns angivet) ska anges med sitt ID.
Det får endast finnas 1 blad i filen.
JA = 1 NEJ = 0
Tidigare importfiler innehöll Ja/Nej svar *
Minst 3 kolumner varav dessa i filen är obligatoriska:
- Medlemsnummer (medlemmens medlemsnummer)
- Föreningsnummer (ID på föreningen)**
- Medlemskaps butiksartikel (medlemskapet) – Väljer du att ha med denna kolumn så behöver du även kolumnerna Giltig till och Giltig från.
Eget kön ska anges enligt följande:
- Man = M (kommer från Male)
- Kvinna = F (kommer från Female)
- Annat = O (kommer från Other)
- Ökänt = U (kommer från Unknown)
Vissa fält har ett begränsat antal tecken som kan tas upp vid importen:
- Avdelning: 256
- Gatuadress: 128
- Postnummer: 16
- Postort: 123
- Epost: 128
- Telefon: 128
- Förnamn: 128
- Efternamn: 128
- C/O: 129
- Företagsnamn: 128
- Orgnummer: 128
- Faktura Förnamn: 128
- Faktura Efternamn: 128
- Faktura Gatuadress: 128
- Faktura Postkod: 16
- Faktura Postort: 128
- Faktura Landskod: 8
- Faktura Epost: 128
- Faktura Telefon: 128
- FamiljeID (Får endast innehålla siffror)
- Eget kön: 32
- Landskod: 8 (se Landskoder2041101 för fullständig lista. Endast landskoder vid import)
- Kommunkod: 8 (se kommunlankod_2023 för fullständig lista)
- Regionskod: 8
Obligatoriska kolumner där minst en måste finnas med i importlistan (primärnyckel ska sättas till detta)
- MEDLEMSNUMMER
- FÖRENINGSNUMMER*
  I de fall där underföreningar finns. I annat fall importeras samtliga medlemmar till den angivna föreningen när du klicka på Ny Import knappen.
- MEDLEMSKAPSID (medlemskapsartikel) *
  I de fall där föreningen inte använder medlemskap kan ett medlemskap skapas som sedan används för samtliga i registeringen.

* Formular tillämpas enligt nedan #

För att rätta till eventuella felaktiga format eller konvertera data till text så går det att göra enligt nedan.

Totalt så behövs det skapas 2 nya kolumner. Principen för samtliga formlar är densamma.

Kolumn 1 används för att skapa formeln.
Kolumn 2 används för att konvertera formeln till ett värde/text.

** Föreningsnummer ID #

Hittas under Underföreningar eller Inställningar/Allmänt ifall aktuell förening är vald.

Konvertera Ja/Nej till 1/0 #

Skapa en ny kolumn brevid mål kolumnen (AD).
I kolumnen så skriver du in formlen =IF(AD2=”Ja”;1; 0)AD2 = Namn och rad på kolumnen.
Efter detta dubbelklickar du på den gröna lilla fyrkanten nere i högra hörnet på den gröna markeringen. Kolumnen kommer nu att fyllas ut med värdet 1 eller 0.
Skapa en ny kolumn brevid AE.
Markera hela AE raden och kopiera raden genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C.
Markera den nya kolumnen (AF) och högerklicka.
Välj klistra in Special, och välj därefter värde.
Endast värdet klistras nu in i AF i ett text format.
Därefter kan kolumn AD och AE raderas.

Konvertera formaterade celler till text #

Följ denna manual för att ändra formatet i cellerna till text.

Konvertera datum till text #

Skapa en ny kolumn.
I cellen som ska konverteras till (H2) skriver du in =TEXT(G2;"ÅÅÅÅ-MM-DD")
Ta bort ” och skriv in ” igen då formateringen blir fel om ovanstående formel kopierasG2 = namn och rad på den kolumn som du vill konvertera från.

Variationer kan förekomma beroende på vilken version, språk och excel-program som används. Formeln kan behöva skrivas för hand för att unvika konflikter i formulan med formatering.
Dubbleklicka på den gröna fyrkanten i markeringen. Nedanstående celler kommer nu att populeras med samma formel.
Skapa en ny kolumn till höger om H.
Markera H kolumnen.
Kopiera kolumnen genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C.
Markera nu den nya kolumnen på samma sätt.
Högerklicka vid I.
Välj Klistra in Special och sedan Värde.
Datumet klistras nu in som ett text format.
Radera de tidigare två kolumnerna (G och H).

Lägga till + framför telefonnummer #

Telefonnummer ska ha landskodprefix för att kunna fungera fullt ut med SMS tjänsten, ex +46 (Sverige). För att lägga till + framför ett telefonnummer göra enligt följande.