Hoppa till huvudinnehåll

Importera Medlemmar

Kriterier för importfilen​

För att importeringen ska bli korrekt så har ett antal kriterier satts för att minska de fel som annars kan uppstå vid en importering av medlemmar i Memlist.

  • Excel filen måste vara i XLSX 2007 format.

  • Datumen måste vara i fortmatet ÅÅÅÅ-MM-DD.*

  • Personnummer ska vara enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-1234.

  • Födelsedagar ska anges enligt ÅÅÅÅ-MM-DD.

  • Medlemstyp (om detta finns angivet) ska anges med sitt ID.

  • Det får endast finnas ett arbetsblad i filen.

  • Minst 3 kolumner varav dessa i filen är obligatoriska:

    • Medlemsnummer (medlemmens medlemsnummer)
    • Föreningsnummer (ID på föreningen)**
    • Medlemskaps butiksartikel (medlemskapet) - Väljer du att ha med denna kolumn så behöver du även kolumnerna Giltig till och Giltig från.

  • Eget kön ska anges enligt följande:

    • Man = M (Male)
    • Kvinna = F (Female)
    • Annat = O (Other)
    • Okänt = U (Unknown)

  • Vissa fält har ett begränsat antal tecken som kan tas upp vid importen:

    • Avdelning: 256
    • Gatuadress: 128
    • Postnummer: 16
    • Postort: 123
    • Epost: 128
    • Telefon: 128
    • Förnamn: 128
    • Efternamn: 128
    • C/O: 129
    • Företagsnamn: 128
    • Orgnummer: 128
    • Faktura Förnamn: 128
    • Faktura Efternamn: 128
    • Faktura Gatuadress: 128
    • Faktura Postkod: 16
    • Faktura Postort: 128
    • Faktura Landskod: 8
    • Faktura Epost: 128
    • Faktura Telefon: 128
    • FamiljeID (Får endast innehålla siffror)
    • Eget kön: 32
    • Landskod: 8 (se Landskoder för fullständig lista. Endast landskoder vid import)
    • Kommunkod: 8 (se Kommunkoder för fullständig lista)
    • Regionskod: 8

Formula tillämpas enligt nedan​

För att rätta till eventuella felaktiga format eller konvertera data till text så går det att göra enligt nedan.

Totalt så behövs det skapas 2 nya kolumner. Principen för samtliga formlar är densamma.

  • Kolumn 1 används för att skapa formeln.
  • Kolumn 2 används för att konvertera formeln till ett värde/text.

Föreningsnummer ID​

För att koppla en medlem till en eller flera föreningar/grupper krävs en rad per Föreningsnummer Föreningsnummer hittas i UNDERFÖRENINGAR

Föreningsnummer ID

Konvertera Ja/Nej till 1/0​

  1. Skapa en ny kolumn brevid mål kolumnen (AD).

  2. I kolumnen så skriver du in formlen =IF(AD2=”Ja”;1; 0)
    AD2 = Namn och rad på kolumnen.

    Exempel formel

  3. Efter detta dubbelklickar du på den gröna lilla fyrkanten nere i högra hörnet på den gröna markeringen. Kolumnen kommer nu att fyllas ut med värdet 1 eller 0.

  4. Skapa en ny kolumn brevid AE.

  5. Markera hela AE raden och kopiera raden genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C.

  6. Markera den nya kolumnen (AF) och högerklicka.

  7. Välj Klistra in Special, och välj därefter Värde.

    Klistra in special

  8. Endast värdet klistras nu in i AF i ett text format.

    Värde inklistrat

  9. Därefter kan kolumn AD och AE raderas.

Konvertera formaterade celler till text​

Följ denna manual för att ändra formatet i cellerna till text.

Konvertera datum till text​

  1. Skapa en ny kolumn.

  2. I cellen som ska konverteras till (H2) skriver du in:
    =TEXT(G2;"ÅÅÅÅ-MM-DD")

    Ta bort ” och skriv in ” igen då formateringen blir fel om ovanstående formel kopieras.
    G2 = namn och rad på den kolumn som du vill konvertera från.

    TEXT-formel

    Variationer kan förekomma beroende på vilken version, språk och excel-program som används. Formeln kan behöva skrivas för hand för att unvika konflikter i formulan med formatering.

  3. Dubbleklicka på den gröna fyrkanten i markeringen. Nedanstående celler kommer nu att populeras med samma formel.

    Fyll ned Resultat

  4. Skapa en ny kolumn till höger om H.

  5. Markera H kolumnen.

  6. Kopiera kolumnen genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C.

    Kopiera kolumn

  7. Markera nu den nya kolumnen på samma sätt.

  8. Högerklicka vid I.

  9. Välj Klistra in Special och sedan Värde.

    Klistra in värde

  10. Datumet klistras nu in som ett text format.

  11. Radera de tidigare två kolumnerna (G och H).

Lägga till + framför telefonnummer​

Telefonnummer ska ha landskodprefix för att kunna fungera fullt ut med SMS tjänsten, ex +46 (Sverige). För att lägga till + framför ett telefonnummer göra enligt följande.

  1. Markera de celler som ska ändras
  2. Högerklicka på de markerade cellerna och välj Formatera Celler.
  3. Klicka på Anpassad (custom) fliken.
  4. Skriv in +0.
  5. Klicka på SPARA knappen.

Formatera celler +0

Rensa bort hyperlänkar på epost adresser​

Alla epostadresser måste även dessa vara i ren text form. För att göra detta, följ nedanstående steg.

Hyperlänkar i epost

  1. Markerad hela kolumnen.
  2. Klicka på “Suddigummet”.
  3. Välj Clear formats / Rensa format.

Rensa format

Resultat

Attribut​

För tillfället går det endast att importera Attribut med fasta värden. Fritext attribut är undantaget detta tillsvidare.

  • Kolumnen ska ha namnet på Kategorin, ex. Allergier.
  • Värdet ska vara ett av de alternativ som finns inom Attribut inom kategorin, ex. Pollen.