Inledning #
Den här guiden förklarar hur medlemsimporteringen går till och vilka val som du kan göra under importeringen. I den bifogade excelfilen i nedan kan du se hur en importlista kan se ut. Vilka av kolumnerna som behövs i slutändan styrs av föreningens behov och funktionaliteter. . Vänligen notera att vi begränsar importen till 20 000 rader, har ni fler än detta ber vi er dela upp importfilen i flera filer som sedan importeras en efter en.
Exempel importlista #
Denna fil kan agera som exempel hur en väl fungerande import skall se ut. Den är baserad på en medlemslista från ett av samfunden. Observera att hela listan måste vara fortmaterade som text även om kolumnen innehåller siffror. Se kriterierna för importlistan här.
Förståelse för varje kolumn i exempel listan och hur dessa ska mappas i importen #
- MemberID – Medlemsnummer för medlemmen. Ska kopplas till Medlemsnummer.
- OrganizationID – Föreningsnumret på föreningen som medlemmen tillhör. Ska kopplas till Föreningsnummer.
- MedlemStatus – Attributet där värde 1 (aktiv), -1 (avliden) eller -2 (avslutad)ska sättas i kolumnen. Ska kopplas till MedlemStatus eller det namn som ni har angivit på attributet.
- FirstName – Förnamnet på medlemmen. Ska kopplas till Förnamn.
- LastName – Efternamnet på medlemmen. Ska kopplas till Efternamn.
- SocialNumber – Personnumret på medlemmen. Ska kopplas till Personnummer.
- Address – Medlemmens bostadsadress. Ska kopplas till Gatuadress.
- PostalCode – Medlemmens postnummer. Ska kopplas till Postkod.
- City – Medlemmens bostadsort. Ska kopplas till Postort.
- MobilePhone – Medlemmens mobilnummer. Ska anges som +467XXXXXXXXX. Ska kopplas till Telefon.
- HomePhone – Medlemmens hemtelefonnummer. Ska kopplas till Fast Telefon.
- Mail – Medlemmens epost. ska kopplas till E-post.
- Notes – Anteckningar på medlemmen. Ska kopplas till Anteckningar.
- DateCreated – Denna kolumn behövs ej då medlemmen får ett datum som är satt till importdatumet. Ska kopplas till Hoppa över.
- DateModified – Denna kolumn behövs ej då medlemsändringar loggas under HÄNDELSELOGG. Ska kopplas till Hoppa över.
- DateExited – Daumet för när medlemmen gjorde ett utträde. Observera att värde -1 eller -2 i kolumnen MedlemStatus måste finnas för en medlem som har gjort ett utträde. Ska kopplas till Utträdesdatum.
- Är Betald – Här ska värdet 1 alltid sättas. Ska kopplas till Är betald (1 eller 0).
- CareOf – om medlemmen har en c/o adress så ska namnet på den person som medlemmen bor hos anges här. Ska kopplas till C/o.
- DateEntered – Är datumet för när medlemmen kom in i systemet som en medlem. Detta fält är något som går att redigera när medlemmen väl har importerats (Första registrering). Ska kopplas till Reg.datum.
- Secrecy – Ifall medlemmen ska sekretess markeras i Memlist. Ska anges med värdena 1 för Ja och 0 för Nej.
- SPARCodeID – Anges med värde enligt SPAR.
Påbörja importen #
- Klicka på menyn IMPORTERA under sektionen
- Klicka på knappen (+) NY IMPORT
- En popup dyker nu upp där kritierierna för vad som ska finnas i filen och vilket format som krävs för att filen ska kunna bli godkänd
- Välj till vilket år som medlemmarna ska importeras till
- Klicka på knappen LADDA UPP FIL och välj filen som ska användas
- Välj vilken PERIOD (år) som medlemmarna ska importeras till
- Välj vilken PRIMÄR NYCKEL som ska användas (ex. medlemsnummer eller personnummer)
- TILL FÖRENING sätt som default till den förening som du befinner dig på när importen körs. Så länge det är definerat i importfilen till vilken förening medlemmen ska tillhöra så spelar detta valet ingen roll. Saknas föreningstillhörighet så kommer medlemmarna att importeras till den angivna föreningen i detta fält.
Mappa upp kolumnerna #
För att datan ska hamna rätt så krävs det att mappningen är korrekt uppsatt. Kolumnernas rubriker ska sättas mot de motsvarande alternativ som finns i systemet. Vid osäkerhet, kontakta Memlist support.
- Fält som är rödmarkerade indikerar att alternativet används redan på ett annat ställe i mappningen. Det är viktigt att se till att det bara finns 1 alternativ satt för varje rubrik med undantag av HOPPA ÖVER.
- Fält markerade med orange utropstecken är fält som man har valt att hoppa över i importen. Data i fält markerade med HOPPA ÖVER kommer inte att tas med vid slutförandet av importen.
- Det finns en knapp HOPPA ÖVER ALLT för att hoppa över all mappning. Dock inte rekommenderat då ingen data kommer att följa med vid den slutgiltiga importen.
Validering #
- I detta steget så kommer systemet att kontrollera ifall datan är korrekt och om det ev. finns några fel eller brister i filen som gör att importen ej går att genomföra.
- En misslyckad validering resulterar i ett rött meddelande.
- Vad felet beror på och vilken rad i importfilen framgår i felmeddelandet
Återuppta eller ändra i mappning (innan validering) #
Ibland kan man behöva avbryta en pågående import av olika anledningar. Det går att lämna Import sidan och återuppta den vid ett senare skede genom att klicka på redigera importen och klicka på den senaste fliken som du kom till vid importen. Det går att hoppa mellan de olika flikarna.
Importera medlemmarna #
- Har valideringen gått bra så kan du fortsätta till detta steget. Tryck på Knappen Importera.
- Importeringen påbörjas nu och datan förs över in till Memlist.
