Kriterier för import av medlemmar med excel lista

Kriterier för importfilen #

För att importeringen ska bli korrekt så har ett antal kriterier satts för att minska de fel som annars kan uppstå vid en importering av medlemmar i Memlist.

Excel filen måste vara i XLSX 2007 format
Alla kolumnar måste vara formatterade som text/string
Datumen måste vara i fortmatet ÅÅÅÅ-MM-DD*
Personnummer ska vara enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-1234
Födelsedagar ska anges enligt ÅÅÅÅ-MM-DD
Medlemstyp (om detta finns angivet) ska anges med sitt ID
JA = 1 NEJ = 0
Tidigare importfiler innehöll Ja/Nej svar *
Minst 3 kolumner varav dessa i filen är obligatoriska:
- Medlemsnummer (medlemmens medlemsnummer)
- Föreningsnummer (ID på föreningen)**
- Medlemskaps butiksartikel (medlemskapet)
Eget kön ska anges enligt följande:
- Man = M (kommer från Male)
- Kvinna = F (kommer från Female)
- Annat = O (kommer från Other)
- Ökänt = U (kommer från Unknown)
Vissa fält har ett begränsat antal tecken som kan tas upp vid importen:
- Avdelning: 256
- Gatuadress: 128
- Postnummer: 16
- Postort: 123
- Epost: 128
- Telefon: 128
- Förnamn: 128
- Efternamn: 128
- C/O: 129
- Företagsnamn: 128
- Orgnummer: 128
- Faktura Förnamn: 128
- Faktura Efternamn: 128
- Faktura Gatuadress: 128
- Faktura Postkod: 16
- Faktura Postort: 128
- Faktura Landskod: 8
- Faktura Epost: 128
- Faktura Telefon: 128
- Eget kön: 32
- Landskod: 8
- Kommunkod: 8
- Regionskod: 8
Obligatoriska kolumner som måste finnas med i importlistan
- Medlemsnummer
- Föreningsnummer
- MedlemskapsID*
  I de fall där föreningen inte använder medlemskap kan ett medlemskap skapas som sedan används för samtliga i registeringen

* Formular tillämpas enligt nedan #

För att rätta till eventuella felaktiga format eller konvertera data till text så går det att göra enligt nedan.

Totalt så behövs det skapas 2 nya kolumner. Principen för samtliga formlar är densamma.

Kolumn 1 används för att skapa formeln
Kolumn 2 används för att konvertera formeln till ett värde/text

** Föreningsnummer ID #

Hittas under Underföreningar eller Inställningar/Allmänt ifall aktuell förening är vald

Konvertera Ja/Nej till 1/0 #

Skapa en ny kolumn brevid mål kolumnen (AD)
I kolumnen så skriver du in formlen =IF(AD2=”Ja”;1; 0)

AD2 = Namn och rad på kolumnen
Efter detta dubbelklickar du på den gröna lilla fyrkanten nere i högra hörnet på den gröna markeringen. Kolumnen kommer nu att fyllas ut med värdet 1 eller 0
Skapa en ny kolumn brevid AE
Markera hela AE raden och kopiera raden genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C
Markera den nya kolumnen (AF) och högerklicka
Välj klistra in Special, och välj därefter värde
Endast värdet klistras nu in i AF i ett text format
Därefter kan kolumn AD och AE raderas.

Konvertera datum till text #

Skapa en ny kolumn
I cellen som ska konverteras till (H2) skriver du in =TEXT(G2;”ÅÅÅÅ-MM-DD”)
Ta bort ” och skriv in ” igen då formateringen blir fel om ovanstående formel kopieras
G2 = namn och rad på den kolumn som du vill konvertera från

Variationer kan förekomma beroende på vilken version, språk och excel-program som används. Formeln kan behöva skrivas för hand för att unvika konflikter i formulan med formatering
Dubbleklicka på den gröna fyrkanten i markeringen. Nedanstående celler kommer nu att populeras med samma formel
Skapa en ny kolumn till höger om H
Markera H kolumnen
Kopiera kolumnen genom att högerklicka och välja kopiera eller Ctrl + C
Markera nu den nya kolumnen på samma sätt
Högerklicka vid I
Välj Klistra in Special och sedan Värde
Datumet klistras nu in som ett text format
Radera de tidigare två kolumnerna (G och H)