Innan man sätter igång med att förnya medlemmar eller gör inställningar för förnyelserna behöver man ha klart på hur man vill att medlemskapen ska förnyas.
- Ska förnyelsen kosta pengar? I så fall se till att den artikel som ska förnyas till har rätt avgift satt.
- Finns det en artikel uppsatt för medlemskapet som medlemmarna ska förnyas till? Tänk på att man måste fylla i vilken artikel som det föregående medlemskapet skall förnyas till. Läs mer om hur medlemskap och artiklar ställs in i Medlemskapsartikel
- Räcker det med en bekräftelse? Ifall man inte behöver betala för det förnyade medlemskapet, och man inte är intresserad av medlemmen fyller i fullständiga nya uppgifter i ett långt registreringsformulär, då är det kanske lämpligast att medlemmen bekräftar medlemskapet för nästa period. Läs mer i Bekräftelselänk eller förnyelselänk
- Ska alla medlemmar förnyas i ett svep vid en given tidpunkt, eller ska det ske löpande när medlemskapet har löpt ut?
- För att förnya alla medlemmar samtidigt, även kallad körning, läs stycket Förnya alla medlemmar samtidigt (körning)
- För att låta förnyelser skapas när medlemskapet löper ut, och man vill att systemet sköter detta löpande per automatik, läs stycket Automatisk förnyelse
- Ska det ske ett e-postutskick där alla förnyelselänkar skickas till medlemmarna? I så fall läs stycket Förnyelsemall E-post
- Ska det ske ett SMSutskick där alla förnyelselänkar skickas till medlemmarna? I så fall läs stycket Förnyelsemall SMS
- Vilket datum eller tidpunkt ska förnyelset ske ut mot medlemmarna?
- För automatiska utskick läs mer om detta i Automatisk förnyelse
- För körning där alla ska förnyas samtidigt, läs mer om detta i Förnya alla medlemmar samtidigt (körning)
- Hur många påminnelser ska skickas ut? Oavsett ifall man valt körning eller automatisk så ställer man in detta i Förnyelseinställningar
- Hur verifierar man resultatet av förnyelserna? Hur effektiv/hur många har förnyat sig? Vart lägger man förväntan. Läs mer om detta i stycket Förnyelseresultat
Efter att man gått igenom frågeställningarna ovan kan man påbörja att genomföra själva förnyelserna. Ifall ni är osäkra på hurvida man bör använda automatisk förnyelse eller körning, här följer en summering:
När är förnyelsekörning lämpligt? #
- När man vill sköta samtliga förnyelser i ett svep.
- När man förväntar sig att alla medlemmar skall vara förnyade innan ett visst datum.
- När samtliga medemmar har medlemskap som är identisk period eller datumintervall.
- När man vill fokusera sig och få förnyelserna avklarade så att man inte behöver tänka på det resten av året.
När är automatiska förnyelser lämpligt? #
- När man har medlemskap som är löpande i ett visst antal dagar.
- När det inte är viktigt när den aktiva handlingen för bekräftelse/förnyelsen av medlemmen sker.
- När man har samma mall som ska skickas ut varje gång.
- När man inte genomför regelbundna förändringar på registreringsformuläret. Skulle man lägga till och ta bort fält i registreringsformuläret regelbundet innebär det att medlemsdatat kan skilja sig från medlem till medlem.
Vilken period ska medlemmarna förnyas från och till? #
Inställningarna på medlemskapsartiklarna bestämmer hur nästföljande medlemskap kommer att se ut.
Dessa fält visas ifall man har markerat en artikel som “ÄR MEDLEMSAVGIFT” ifall man scrollar längst ned.
“Nästa periodsmedlemskap (För förnyelse)” anger vilket medlemskap som nuvarande medlemskap ska förnyas till när medlemmen har förnyat sig.
“Nästa period för förnyelse” anger vilken period som medlemskapet skall förnyas till. För löpande måste denna ställas in till “Löpande”.
“Skapa för nästa period” är en behändig funktion som gör att det skapas ett medlemskap till nästa period, medlemskapet kommer att få namnet som står i rutan och kommer att automatiskt kopplas till nuvarande medlemskap. Tryck på F5/refresh för att säkerställa att ändringarna skedde.
Exempel: Period/Kalenderår från 2023 till 2024 #
Ni har medlemskap som är uppsatta för år 2023. Vill ni att medlemmar ska förnyas till 2024 ska man alltså ställa in “Nästa period för förnyelse” som 2024 samt att “Nästa periodsmedlemskap” sätts till “Medlemskap 2024” (ifall ni har namngett medlemskapet till detta).
Exempel: Löpande #
Löpande medlemskap har en enkel uppsättning där man endast anger hur många dagar som medlemskapet gäller. Man kan alltså förnya artikeln till sig själv. Det kräver dock att man anger att artikeln förnyas till sig själv. Ifall man vill sätta upp en ny artikel som har ett annat pris gäller det att man då skapar en ny artikel som man kopplar medlemskapet till.
Bekräftelselänk eller förnyelselänk #
Alternativ 1: Bekräftelse #
En bekräftelse är att man endast behöver uppdatera sitt namn samt acceptera villkoren för förnyelse. Detta är lämpligt ifall man vill förenkla för medlemmen så långt det går. Det kräver att man anger i förnyelsemallen följande länk i malleditorn:
Man måste alltså ange %RENEW_CONFIRM_LINK% som tagg inuti “länk” fältet för att man ska komma till bekräftelsesidan.
Alternativ 2: Förnyelse #
Detta alternativ innebär att man hamnar i registreringsformuläret, steg för steg wizarden, men att man istället för att skapa en ny medlem så förnyas man. Detta alternativ behöver man använda ifall man vill att medlemmen ska kunna:
- Betala för medlemskapet.
- Ändra medlemskapet.
- Ändra föreningstillhörighet.
- Lägga till formulärinformation om sitt medlemskap, t ex nya familjemedlemmar eller nya attribut.
För att mallen ska bli rätt inställd behöver man i Mallar ställa in förnyelsemallen till denna länk:
Här är det alltså länken till det “stora” registreringsformuläret man kommer till.
Viktigt! Registreringsformuläret behöver ställa in vilka sidor som ska visas när det är en förnyelse. Gå till “REGISTRERINGWIZARD” och kontrollera de sidorna som ni vill ska visas i förnyelsen:
Genom att markera checkboxen kommer denna sida att visas i förnyelsen.
Förnya alla medlemmar samtidigt (körning) #
För att förnya alla medlemmar i ett svep, gå till “MEDLEMSFÖRNYELSE”. Se till att du har valt rätt år i dropdown menyn bredvid Föreningsnamnet längst upp ifall du har kalenderbaserade versionen av Memlist. Du ska stå på det år som förnyelsen ska förnyas från, ex. Medlemmarna ska förnyas till 2024, då ska du stå på 2023 innan du går vidare. Har du löpande versionen (saknar periodvalet) så kan du bortse från detta.
Skapa eller välj en sökning över vilka medlemmar ni vill ska förnyas. Utför sökningen så att ni ser alla medlemmarna i urvalet i tabellen.
Klickar man på “HANTERA MEDLEMMAR I SÖKRESULTATET” så får man ett alternativ som heter “FÖRNYA MEDLEMSKAP“. Klicka på detta alernativ, nu kommer förnyelsekörningsalternativen att visas.
Här har vi alla alternativ som vi har beskrivit tidigare.
För att göra så att förnyelseutskicket skickar “E-post” måste man checka för checkboxen och sedan välja den mall som stämmer med utskicket. Samma sak för SMS.
VIKTIGT! Innan ni fortsätter bör ni läsa igenom “FÖRNYELSEINSTÄLLNINGAR” och se till att rätt inställningar för påminnelser och mallar har ställts in.
När ni är klara med valen så trycker ni på “BEKRÄFTA FÖRNYELSE” för att starta körningen. När körningen är avklarad kommer ni att se alla förnyelser under tabben “FÖRNYELSER“.
Automatisk förnyelse #
För att detta ska fungera behöver man gå till “MEDLEMSFÖRNYELSE” och tabben “INSTÄLLNINGAR“, för att sedan aktivera checkboxen “AKTIVERA AUTOFÖRNYELSE“.
OBS! Medlemmar vars inställning “AUTOFÖRNYELSE” är AV kommer EJ att kunna bli autoförnyade. Dessa behöver antigen manuellt slås på för samtliga medlemmar eller kontakta support för att låta teknisk support aktivera detta på samtliga medlemmar. Det är även viktigt att nästa medlemsartikel är satt för att den automatiska förnyelsen ska fungera. OBS!
Förnyelsemall E-post #
Mallar för E-post ställs in under “Mallar” och man kan läsa mer om det i kapitlet gällande “Mallar”. Här måste man bara tänka på att ha med rätt länk i förnyelsen. Läs mer i avsnittet “Bekräftelselänk eller förnyelselänk“.
Förnyelsemall SMS #
Mallar för SMS ställs in under “Mallar” och man kan läsa mer om det i kapitlet gällande “Mallar”. Här måste man bara tänka på att ha med rätt länk i förnyelsen. Läs mer i avsnittet “Bekräftelselänk eller förnyelselänk“.
Förnyelseinställningar #
I “MEDLEMSFÖRNYELSE” tabben “INSTÄLLNINGAR” hittar man de inställningar som förnyelsen kräver.
Förnyelseresultat #
I tabben “FÖRNYELSER” kan man se resultatet av samtliga förnyelser.
För att kunna säkerställa hur många medlemmar som har förnyats är det viktigt att veta:
- När skedde förnyelsen? Vilken körning är intressant att se utfallet av.
- Fälten “SKAPAD FRÅN” och “SKAPAD TILL” bör användas för att säkerställa att man tittar på rätt körning.
- Vilket status är vi intresserade av att titta på?
- Fältet “STATUS” berättar hur långt medlemmen kom i sitt förnyelseförfarande. T ex om man gjort en förnyelse på 1000 medlemmar och man väljer statuset “INVÄNTAR SVAR“, då vill man gärna se att den siffran är färre än 1000.
- Vill vi veta exakt hur många som är klara med förnyelsen för körningen då är “STATUS” “SLUTFÖRD” det vi vill titta på.
Här följer en summering av STATUS:
INVÄNTAR SVAR: Medlem har ej gjort någonting.
AVBRUTET: Förnyelsen har avbrutits av administratör, länken kommer vara obrukbar.
SLUTFÖRD: Förnyelsen är avklarad och medlemmen kommer ha ett medlemskap i nästa period.
EJ BETALAD: Medlem har gått igenom hela förnyelseförfarandet men har inte lyckats betala medlemskapet.
PÅBÖRJAD WEB: Medlem har klickat på länken och har sett formuläret.
EJ BESVARAD: När alla påminnelser har skickats och medlem har fortfarande inte förnyat sig. I detta läge kan det vara aktuellt att skapa fakturor/avier, förutsatt att medlemskapet kostar.
FAKTURERAD: Istället för att medlem ska förnya sig via webben förväntas det att medlem förnyar sig via avi.
