Skapa produkt för föreningsfakturering #
Tillvägagångssättet för detta påminner mycket om att skapa ett medlemskap för medlemmar.
- Klicka på Butik i vänstermenyn
- Klicka på knappen Ny artikel
- Fyll i artikelnamn, valuta, summa, ev. moms och momssats samt övriga uppgifter ifall en koppling mot ett ekonomisystem ska göras
- Välj Förening under sektionen Avser
- Välj beräkningssätt
- Se till att produkten är satt till Aktiv om den ska vara tillgänglig
- Ställ in tidslängden för produkten
- Klicka på knappen Spara artikel för att spara
Skapa en faktureringsmall #
För att skräddasy utseendet för fakturan så behövs det en mall. Denna väljs i ett senare skede för att ge det önskade utseendet.
- Klicka på menyn Fakturor
- Klicka på fliken Mallar
- Klicka på knappen Ny Mall
- Fyll i de uppgifter som är obligatoriska (markerade med *)
- Ladda upp en logga om detta önskas <specifikt format+storlek ej definerat>
- Under sektionen Inställningar väljer du språk, typ av avi samt vad det ska stå i sidhuvudet på fakturan
- Avser mallen en Påminnelse så ska denna rutan bockas i
- Fyll då även i det belopp som avser påminnelseavgift
- Fyll då även i det belopp som avser påminnelseavgift
- I Avsändarfält kan ett flertal uppgifter bockas i som då kommer att visas på fakturan. Dessa uppgifter hämtas från toppföreningens information under Inställningar/Allmänt
- Under Grafisk box och fritextfältet behöver det skrivas in en text som ska synas i den färglagda boxen på fakturan
- Bakgrundsfärg och text färg kan justeras efter önskemål
- Klicka på Spara knappen för att spara mallen
Skapa fakturor för föreningarna #
I detta steg skapas fakturor för samtliga föreningar. Det finns möjlighet till att kontrollera att uppgifterna är korrekta innan fakturorna skapas.
- Klicka på menyn Fakturor
- Klicka på fliken Föreningar
- Gör en ev. filtrering med datum för att sortera bort föreningar som redan har blivit fakturerade
- Klicka på knappen Skapa (XX) Fakturor
- I popup rutan som dyker upp listas alla de artiklar som avser föreningar.
- Det går att både ta bort och lägga till artiklar
- Det går att välja föreningar i dropdown menyn för att kontrollera de olika beloppen
- Förfallodatumet som sätts här kommer att ersätta den befintliga tiden som är angivet under menyn Inställningar/Betalningar
- Fritextfältet kommer att ersätta den text som finns angiven i mallen under Fakturor/mallar
- Klicka på knappen Skapa för att skapa fakturorna
- En popup dyker nu upp som talar om att skapandet av fakturor sker.
- Klicka på fliken Fakturor
- Filtrera på det datum som fakturorna är skapade
- Välj ev. Betalstatus och Utskrivna för att avgränsa sökningen ytterligare
- Klicka på knappen Skapa PDF
- En popup dyker nu upp
- Kontrollera att uppgifterna korrekta
- Sätt den mall som ska tillämpas på fakturorna
- Klicka på knappen Starta körning
- Ett litet bekräftelsemeddelande dyker upp med ett nummer på körningen
- Gå till menyn Filer
- Är körningen klar kommer den skapade PDF filen att finnas där
Markera föreningsfaktura som betald #
När en betalning från en förening har inkommit så kan status för denna regleras genom följande:
- Gå till Fakturor
- Sök upp betalning genom antingen faktranummer eller OCR nummer
- Klicka på pennan för att redigera fakturan
- Ändra status beroende på om fakturan är Betald eller Delvis betald
- Klicka på knappen Uppdatera status
- Uppdatera sidan genom att trycka F5 för att se uppdaterad status på fakturan
Skapa och skicka påminnelse till förening #
För att skapa en påminnelse så krävs det att det finns en mall skapad för detta. I annat fall följ avsnittet Skapa en faktureringsmall.
- Klicka på Menyn Fakturor
- Filtrera på Betalstatus Ej betald
- Filtrera på Utskrivna Utskriven (för att säkerställa att fakturan har skapats tidigare)
- Klicka på knappen Skapa PDF
- Kontrollera att uppgifterna är korrekta
- Välj mallen för påminnelser
- Klicka på knappen Starta körning
- Ett litet bekräftelsemeddelande dyker upp med ett nummer på körningen
- Gå till menyn Filer
- När körningen klar kommer den skapade PDF filen att finnas där
